LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO

¿Cuál es la relación de la teoría de sistemas con la organización?

La organización es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica interacción con su medio ambiente, sean los clientes, proveedores, o competidores, las entidades sindicales, y otros agentes externos, influyendo sobre él y viceversa.

La organización como un sistema abierto puede entenderse como un conjunto de partes, donde cada parte se encuentra en constante interacción e interdependencia mutua, constituyendo un todo sinérgico, orientada hacia el cumplimiento de determinados fines, y a su vez, en permanente relación e interdependencia del ambiente.

Para comprender la organización como un todo, hay que visualizarla como un sistema abierto, donde estará formada por un conjunto de elementos interactuantes, que adquiere insumos del ambiente, los transforma y descarga su producto en el ambiente externo. La necesidad de insumos y productos refleja su dependencia del ambiente y los elementos interactuantes, significa que la gente y los departamentos dependen uno del otro y deben trabajar conjuntamente.

Pensar una organización como un sistema abierto, implica desarrollar una mirada sobre sus entradas, salidas y procesos. ¿Por qué es importante estudiar estos aspectos?

Simplemente, porque ningún dirigente de una organización o institución puede mirar exclusivamente hacia adentro de la misma sin considerar lo que ocurre alrededor. De esta forma tampoco puede focalizarse exclusivamente en su principal área de investigación, desarrollo, conocimiento o interés, olvidándose del resto de las áreas que la componen.

Por ello es fundamental que los dirigentes de las organizaciones tengan un pensamiento sistémico, a fin de poder tomar decisiones que hagan al crecimiento y desarrollo de la organización. Esto significa visualizar las organización como un sistema abierto formado, a su vez por otros subsistemas (áreas o departamentos) interdependientes (es decir que se influyen mutuamente), bajo los lineamientos de un entorno o contexto que espera de la organización ciertas respuestas a sus demandas.

¿Qué se entiende por sistema?
La palabra sistema proviene del griego donde sun:con e istemi: colocar junto, es decir:

Es un conjunto de elementos que se encuentran dinámicamente relacionados entre sí, formando una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas y proveyendo salidas procesadas.

La organización es vista como un sistema conformado por subsistemas que suelen denominarse: departamentos,  divisiones, secciones,  servicios,  áreas.

Esta definición contiene una serie de puntos que son importantes destacarlos y trabajarlos en forma independiente del concepto que integran. 

•    Actividad: En el sistema existe un conjunto de elementos (que son las partes u órganos del sistema) que se relacionan en forma dinámica en una red de comunicaciones (derivadas de las interacciones entre los mismos elementos), formando una actividad que es la operación o procesamiento del sistema para alcanzar un objetivo o propósito (que es la finalidad del sistema). 
•     Subsistemas : son las partes del sistema que van a procesar toda la actividad y constituyen el sistema. Los subsistemas en una organización son los departamentos o divisiones. Así, la división del trabajo exige la especialización de las partes del sistemas. Por otro lado, los subsistemas estan ligados e integrados a través de redes de comunicación.
•      Entradas: son los datos, información, energía o materia.
•          Salidas: información, energía o materia

Características de las organizaciones como sistemas abiertos

 1. Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: son sistemas abiertos afectados por cambios en sus ambientes, denominados variables externas. El ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Por otro lado, las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas.

 2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Los sistemas son “complejos de elementos colocados en interacción”. Esa interacción entre los elementos produce un todo que no puede ser comprendido por la simple investigación de las diversas partes tomadas aisladamente.

3. Interdependencia de las partes: el sistema organizacional comparte con los sistemas biológicos la propiedad de una intensa interdependencia de sus partes, de modo que un cambio en una de ellas provoca un impacto sobre las otras. Una organización no es un sistema mecánico, en el cual una de las partes puede ser cambiada sin un efecto concomitante sobre las otras partes. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.

4. Homeostasis o “estado firme”: La organización puede alcanzar un estado firme cuando se presentan dos requisitos: la unidireccionalidad y el progreso. Dados estos dos requisitos, la tarea de la administración es gobernada por la necesidad de combinar constantemente las capacidades actuales y potenciales de la empresa con los requisitos actuales y potenciales del ambiente. Sólo de esa manera se puede habilitar la empresa para alcanzar  un “estado firme”.

5. Fronteras o límites: Es la línea que sirve para demarcar lo que está dentro y lo que está fuera del sistema. No siempre la frontera de un sistema existe físicamente. Una definición operacional de frontera, por ejemplo, consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información, etc.) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad. Las fronteras son líneas de demarcación que pueden dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente.

 6. Morfogénesis: El sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aún de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, esta es la propiedad morfogénica de las organizaciones, considerada por Buckey como su principal característica identificadora.

Como podemos apreciar en la figura; los insumos o entradas de un sistema de una organización incluyen a los empleados, materias primas, y otros recursos físicos, de información y financieros.

El proceso de transformación modifica estos insumos en algo de valor que se puede exportar de regreso al ambiente mediante las salidas. Estos insumos se transforman en productos específicos o servicios, ganancias o pérdidas de la venta de los productos o prestación de los servicios, estado de satisfacción o desagrado del personal, esto dependerá de la actividad seguida por la organización.

Sinergia, Entropia, Homeostasis y Retroalimentación en la organización